Seuls les systèmes de caisse devront être certifiés au 1er janvier 2018 !

Face à l’inquiétude des TPE et de la fédération des Autoentrepreneurs,  le Ministère de l’Action et des Comptes Publics a annoncé le 15 juin 2017 sa volonté de simplifier la Loi anti-fraude TVA. Celle-ci devrait se limiter aux systèmes de logiciels de Caisse.

De nouvelles mesures devront donc être votées d’ici la fin de l’année pour exclure du dispositif les logiciels de comptabilité et de gestion initialement prévus dans la loi de finance 2016

La loi de finance 2016 prévoit l’obligation à compter du 1er janvier 2018 pour les commerçants et l’ensemble des professionnels assujettis à la TVA d’enregistrer les paiements de leurs clients via un logiciel de caisse certifié.

L’objectif est de rendre impossible l’utilisation de logiciel frauduleux qui permettait de reconstituer des tickets de caisse pour enlever à posteriori certains paiements en espèces du total des recettes.

Cette obligation s’adresse à toutes les entreprises :

• Personnes physiques ou personnes morales
• De droit privé ou de droit public
• Redevable de la TVA, en franchises ou exonérée partiellement de TVA
  >> Les seules entreprises non concernées étant celles dont aucune activité n’est soumise à TVA (ex : ambulancier, prothésiste dentaire).

Cette obligation concerne également tous les types de systèmes :

• développés en interne par l’entreprise,
• logiciels standards ou spécifiques,
• logiciels libres ou open sources
• hébergés en interne, en cloud ou en SAAS …

Les logiciels devront respecter la Norme NF 525 garantissant les 4 conditions suivantes pour les données :

Inaltérabilité : les données doivent être conservées dans leur état d’origine sans aucune altération possible. Toute correction ou annulation doivent apparaitre clairement via des opérations enregistrées. En clair, les données ne doivent pas pouvoir être « écrasées » informatiquement.

Sécurisation : toutes les données doivent être sécurisées par un procédé fiable, afin de pouvoir les reconstituer dans leur état d’origine.

Conservation : des clôtures régulières (journalières, mensuelles et annuelles) doivent être réalisées et les données conservées 6 ans.

Archivage : les systèmes de caisse doivent permettre de figer les données et de dater les documents archivés. L’accès aux données doit être facile et les opérations d’archivage doivent également être tracées.

Pour être concret, si votre système de caisse actuel permet par exemple de :

• réaliser un abandon de saisie de vente,
• supprimer une ligne d’un ticket en cours de saisie,
• travailler sur une date différente de celle du jour,
• d’annuler tout ou partie d’un ticket encaissé ou d’en modifier les fichiers de données,

cela sans laisser de traces consignées dans un journal ou compte-rendu non modifiable, c’est que votre système de caisse ne répond pas aux normes imposées.

Aujourd’hui, 3 types de système de caisses enregistreuses existent sur le marché :

• une caisse enregistreuse autonome, qui ne communique avec aucun autre système centralisé,
• un système de caisse relié à un système informatique qui enregistre, sécurise et archive les données en temps réel,
• un logiciel d’encaissement encore plus intégré, qui en plus des fonctions d’enregistrement, sécurisation et archivage en temps réel, dispose de fonctions comptables et financières.

Le premier système, c’est-à-dire les simples caisses enregistreuses, va devenir obsolète avec la nouvelle loi rendant la caisse sécurisée obligatoire.

2 solutions pour prouver la conformité du système de caisse :

• un certificat délivré par un organisme accrédité (conditions prévues à l'article L.433-4 du code de la consommation)
• une attestation individuelle de l’éditeur du système, qui doit être conforme au modèle fixé par l’administration

Attention, une attestation par logiciel est exigée.

• Après un contrôle, l’entreprise dispose de 30 jours pour fournir l’attestation ou le certificat ou contester la sanction,
• Celle-ci s’élève à 7 500 euros d’amende par logiciel non certifié,
• L’entreprise dispose de 60 jours après le contrôle pour régulariser sa situation, sans quoi une deuxième amende de 7 500 euros lui sera appliquée,
• En cas de production d’un faux document, il s’agit d’un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

Alors, n’hésitez pas à contacter au plus vite l’éditeur de votre système actuel afin de vérifier avec lui les garanties de mise en conformité de votre solution et obtenir rapidement l’attestation ou le certificat que vous devrez posséder au 1er janvier 2018.