Depuis le 1er octobre 2018, les marchés publics dont la valeur du besoin est estimée égale ou supérieure à 25.000€ HT devront obligatoirement être passés sous forme numérique. Les offres « papier » ne seront alors plus recevables.
Sans document papier comment ça se passe ?
"La procédure de ces marchés devra intégralement être conduite via une plate-forme d’achat en ligne, dite « Profil d’acheteur », qui sera mise à disposition sur internet par les acheteurs, à destination des entreprises candidates."
Cette plateforme mise à disposition par les acheteurs permet :
- l'accès aux marchés et aux données essentielles
- l'accès aux documents de consultation
- le dépôt des offres par voie électronique
- l'échange entre l'acheteur et les candidats via une messagerie électronique sécurisée (questions/réponses, informations, décisions, notification d’attribution…)
- la présentation des prérequis techniques
- la réalisation des tests de configuration de postes
- la réalisation de simulations de dépôt d'urgence
Les obligations de l'acheteur
"Les dispositifs utilisés pour communiquer par voie électronique (ainsi que leurs caractéristiques techniques) ne doivent pas être discriminatoires, ni restreindre l’accès des candidats à la procédure de passation : ils devront ainsi être communément disponibles et compatibles avec les solutions IT généralement utilisées sur le marché.
Il revient à l’acheteur d’assurer la confidentialité et la sécurité des transactions selon des modalités fixées par arrêté.
Les communications, les échanges et le stockage d’informations devront par ailleurs être effectués de manière à assurer l’intégrité des données et la confidentialité des candidatures, des offres et des demandes de participation et devront garantir que l’acheteur ne prendra connaissance de leur contenu qu’à l’expiration du délai prévu pour leur présentation."
Des guides pratiques existent
Le Ministère de l'Economie et des Finances et la Direction des affaires juridiques ont édité deux guides pour expliquer la dématérialisation de la procédure de passation des marchés publics. Un à des destinations des acheteurs et l'autre pour les opérateurs économiques.
Signature électronique : pas encore d'obligation
La signature électronique a pour objectif de simplifier et d’accélérer les procédures de passation des marchés publics. Les documents à signer électroniquement sont ceux qui auraient été signés de manière manuscrite. C’est le mode de transmission (papier ou électronique) qui détermine la manière de signer (signature manuscrite ou électronique).
L'acheteur peut exiger à l'opérateur économique retenu de procéder à la signature du marché via l'utilisation de la signature éléctronique. Il n’y a pas d’obligation à proprement parler. L’acheteur public peut mentionner dans le règlement de consultation ou dans l’avis de publicité qu’il exige l’emploi d’une signature électronique dès la phase de soumission des offres.
Attention : une signature manuscrite scannée n’a pas valeur
Néanmoins, il est fortement recommandé aux acheteurs publics de rendre la siganture électronique obligatoire à l'attribution afin d’éviter une rematérialisation du contrat pour sa signature.
Pour les marchés publics simplifiés, il n’y a plus de signature électronique. Les entreprises peuvent répondre à un marché public en recourant à leur seul numéro de SIRET. Attention, le dispositif marchés publics simplifiés prendra fin en avril 2019.
Attention, le dispositif marchés publics simplifiés prendra fin en avril 2019.
La facturation électronique : les TPE concernés au 1er janvier 2020
Les règles de la facturation électroniques sont distinctes de celles qui encadrent la passation de marchés publics.
Agenda :
- 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques
- 1 er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire
- 1 er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises
- 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises.
L'Etat prévoit la dématérialisation complète de la commande publique
Le plan de Transformation Numérique de la Commande Publique, adopté en décembre 2017, prévoit la dématérialisation complète de la commande publique sur une période de 5 ans, de 2017 à 2022.